StelleExecutive Assistant | Kommunikation & Geschäftsleitungskoordination

Du bist kommunikativ, stark, formulierst klar und treffend und hast ein gutes Gespür für Menschen, Zwischentöne und Timing? Dann suchen wir genau dich!

Für die Geschäftsleitung suchen wir eine vertrauensvolle, gut organisierte Persönlichkeit, die als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften und Mitarbeitenden wirkt. Der Schwerpunkt liegt klar auf Kommunikation: intern, schriftlich, persönlich und punktuell auch extern. Du unterstützt die Geschäftsleitung sowohl in strategisch-organisatorischen Themen als auch im operativen Tagesgeschäft und sorgst mit hoher Serviceorientierung für einen reibungslosen Tagesablauf.

Dein Jobbei uns:

Du hilfst dabei, Informationen sichtbar, verständlich und wirksam zu machen und sorgst dafür, dass Führungskräfte, Mitarbeitende und relevante Ansprechpartner gut informiert sind. Du hast ein gutes Gefühl dafür, welche Botschaften wann, wie und an wen gehen sollten.

Du formulierst Nachrichten, Updates und interne Informationen im Namen der Geschäftsleitung – klar, professionell und zielgruppengerecht.
Du bereitest Inhalte aus Meetings, Gesprächen und Briefings strukturiert auf und bringst Ordnung in komplexe Themen.
Du übersetzt strategische Entscheidungen in verständliche Kommunikation für Führungskräfte und Mitarbeitende.
Du entwickelst interne Standards, Guidelines und Kommunikationsformate und begleitest deren Umsetzung im Alltag.
Du bist kommunikative Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften und Mitarbeitenden – verbindend, diskret und nah an den Themen.
Du kommunizierst sicher über verschiedene Kanäle wie Teams, Viva Engage, LinkedIn, E-Mail oder im persönlichen Austausch.
Du erkennst Informationslücken, offene Entscheidungen oder organisatorische Blockaden frühzeitig und sorgst dafür, dass Themen nicht liegen bleiben.
Du holst aktiv Feedback aus der Organisation ein und spiegelst relevante Stimmungen, Herausforderungen und Impulse an die Geschäftsleitung zurück.
Du koordinierst delegierte Projekte, behältst Deadlines, offene Punkte und nächste Schritte im Blick und sorgst für nachhaltiges Nachhalten.
Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, Statusübersichten und Updates so auf, dass schnelle und fundierte Entscheidungen möglich sind.
Gelegentliche Reise- und Veranstaltungsbegleitung (organisatorische Unterstützung/Begleitung)

das solltestdu mitbringen:

Du verfügst über Erfahrung in den Bereichen Kommunikation, interne Kommunikation, Unternehmenskommunikation, Assistenz, Projektkoordination oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion.
Du kommunizierst schriftlich auf sehr hohem Niveau und kannst komplexe Inhalte klar, verständlich und zielgruppengerecht formulieren.
Du hast ein feines Gespür für Tonalität, Zwischentöne und den professionellen Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen.
Du arbeitest strukturiert, organisiert und lösungsorientiert und bringst Themen lieber unkompliziert ins Ziel, statt sie unnötig komplex zu machen.
Du bewegst dich sicher im Austausch mit Führungskräften und trittst souverän, verbindlich und diplomatisch auf.
Du gehst routiniert mit Microsoft Office, Teams und digitalen Kommunikationstools um und interessierst dich für moderne, KI-gestützte Arbeitsweisen.
Du bist freundlich, zugänglich und serviceorientiert.
Du verstehst Unterstützung ganzheitlich: Von strategischer Kommunikation bis zur pragmatischen Organisation im Alltag packst du dort mit an, wo Entlastung gebraucht wird.

Persönlichkeit, Diskretion, Kommunikationsstärke und menschliche Passung sind für uns wichtiger als ein perfekter Lebenslauf oder Branchenerfahrung.

Das bieten wirdir bei HARTL HAUS:

Vollzeit mit Gleitzeit, Homeoffice nach Vereinbarung möglich
Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
Moderner Arbeitsplatz und Offenheit für den Einsatz von digitalen Tools & KI
Extras on top: günstiges und frisch gekochtes Mittagessen, gratis Obstjause, Rabatte mit der HARTL Card, Weiterbildungen, Events, E-Tankstelle, Mitarbeiterrabatt fürs eigene Traumhaus u.v.m.

Ein konkretes Gehaltsangebot abhängig von deiner Qualifikation und Berufserfahrung machen wir dir gerne in einem persönlichen Gespräch.

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt EUR 2.623,27 lt. KV Holzverarbeitende Industrie (Stand 2025).

Deine Daten sind bei uns in sicheren Händen! Weitere Informationen über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und die dir zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte nach Art. 13 und 14 DSGVO findest du in unserer Datenschutzerklärung (https://www.hartlhaus.at/datenschutz).